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Un congreso exitoso

Conseguir una perfecta organización y comunicación son las claves para que el congreso alcance sus objetivos, satisfaga a los asistentes y proyecte una buena imagen de la empresa.

Existen 5 etapas en la organización de un congreso:

Definición de los objetivos, del programa y de las necesidades: aquí se debe de definir el público asistente, las expectativas que se tienen, especificar que se pretende comunicar, etc. Hay que pensar, escribir y validar muy bien todos estos aspectos antes de poner en marcha la organización. Hacer este análisis correctamente es vital ya que los asistentes invertirán tiempo y/o dinero para asistir a nuestro congreso. Sólo entonces podrás definir con todo detalle el programa, las sesiones y todo el resto de puntos del programa.

Búsqueda de proveedores: En esta fase se seleccionan  los profesionales que harán de tus necesidades una realidad, tales como equipo de catering, iluminación, sonido, mobiliario, material gráfico, etc.

Comunicación del congreso: dado el tiempo y el dinero que invertirás en el evento, es vital informar y motivar bien a tu audiencia objetiva.

El Congreso: ¡Es el momento clave! Todo el trabajo de preparación culmina este día/días. Haz una comprobación rápida de todo antes de que los asistentes lleguen.

Post-congreso: la comunicación post-congreso es toda comunicación relacionada con el congreso: información sobre el congreso, resultados de una encuesta, unas fotos o un vídeo del congreso… Existen múltiples soluciones para comunicar con los asistentes: vía la Intranet de la empresa, creando una página web, enviando un email, etc. Ayudarás a los invitados a recordar los mejores momentos del acto.

Fuente: PM Farma

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