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Protocolo para una reunión efectiva

A lo largo de la vida, has conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, dar seguimiento o evaluar una reunión, siendo diversos los conceptos manejados en la misma. Normalmente se tiene la inquietud de cómo hacer para que las reuniones sean efectivas, ya que a veces éstas tienen poca asistencia, se vuelven muy largas, tediosas, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye y se terminan con la sensación de que sólo han sido una pérdida de tiempo, lo cual conlleva a la falta de motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, político, organizacional, etc.

Existen aspectos claves para la realización efectiva de las reuniones manejando una gran variedad de finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, decidir, obtener información, sensibilizar o motivar, resolver problemas, etc. Por lo que requieren una serie de procedimientos que deben ser cumplidos como  parte del protocolo para  llevar a cabo reuniones efectivas:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.
2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.
3. La invitación a la reunión debe realizarse con anticipación, incluyendo la agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.
4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.
5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes la agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.
6. Según el tamaño, necesidad  y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador, maestro de ceremonias, relator, secretario, oficial de orden, etc.
7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo ágil de la reunión.
8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evita que las reuniones se prolonguen demasiado. Premia a los cumplidos y no recompenses a los que llegan tarde.
9. Al desarrollarse la reunión, motiva a los asistentes con su participación, sé buen escucha, genera el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evita hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centra las intervenciones en los temas de la agenda y hazlo en forma clara y concreta.
10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.
11. Utilizar adecuadamente las propuestas de los participantes.
12. Resume conclusiones y toma nota de los progresos conseguidos.
13. Asignar la ejecución de tareas y establecer fechas de ejecución.
14. Programar otra reunión, si fuera necesario.
15. Terminar la reunión a la hora prevista.
16. Realizar seguimiento.

Evita que tus reuniones generen expresiones como: “de nuevo a perder el tiempo”, “tengo mucho trabajo o  mucho que hacer y no puedo asistir porque nunca se termina a tiempo”, “en esas reuniones la gente discute mucho, y no concluyen nada”, “yo no voy a esa reunión, siempre se dice lo mismo”.

Recuerda que las reuniones son importantes y deben realizarse si realmente son necesarias. Aprenda a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los aspectos propios de la programación y el buen desarrollo de la misma, no olvides la importancia de evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada día las reuniones sean más productivas y efectivas.

FUENTE: Protocolo

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