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La organización de eventos a través de los sentidos

Si bien no podemos controlar el 100% de los sentimientos de los invitados a un congreso, el ambiente en el que se desarrolle el mismo debe ser lo suficientemente agradable para que sea recordado con éxito.

El ambiente o atmósfera del evento es de suma importancia porque es lo primero que percibirán los asistentes. Tenemos que tomar en cuenta el espacio del lugar, la comodidad de los asientos, la iluminación, la temperatura y que sea un lugar asilado del ruido exterior. Si las personas no están cómodas a lo largo del evento recordarán más la incomodad que los temas o el evento en general.

Ahora analicemos los elementos por sentido:

Vista: La distribución de la sala y/o del entorno  nos ayudará a percibir un orden lógico y a estructurar visualmente en nuestro cerebro la percepción del lugar del evento. La decoración, escenografía o elementos ornamentales que utilicemos nos reportará el impacto necesario para capturar la imagen de la empresa que lo organiza. Por tanto, los elementos decorativos nos muestran el carácter de la empresa o institución.

Oído: A parte de lo que digamos y cómo lo digamos, debemos cuidar los detalles para que el ruido existente durante la jornada llegue a nuestro objetivo. Es necesario para evitar ser recordados por el espantoso pitido que sonaba “cada vez que habló fulanito”, y serlo por el contenido del mismo. Del mismo modo el reproducir música ambiente mientras da comienzo el acto o durante el cóctel ayudará a la buena sintonía de nuestro acontecimiento.

Gusto: Es importante revisar, probar, pedir referencias de las empresas de catering, restaurantes, pastelerías y cocineros que estarán encargados de proveer alimentos en nuestro evento.

Olfato: Podemos solventar este sentido mediante la elección de un buen lugar lejos de olores imprevistos, como por ejemplo colocar una mesa junto a un cuarto de baño. Debemos cuidar también la limpieza del mismo, revisando siempre que se ha llevado a cabo antes del evento, incluso si el  acto se presta podemos contemplar la posibilidad de colocar suaves velas aromáticas o ambientadores discretos. (¡Ojo! no debemos conseguir el efecto contrario de ser recordados por un fuerte ambientador).

Tacto: elegir un espacio adecuado al aforo con el fin de que no sea incómodo al tacto, es decir,  que no se encuentren todos apretados en una sala.

Fuente: Protocolo.com

 

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