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El ceremonial en las conferencias de prensa

Si bien organizar una Conferencia de Prensa es tarea del área de prensa, hay ciertos aspectos que conciernen al ceremonial, esta área velará por la imagen y asesorará el óptimo aspecto de la sala en la que se realizará la conferencia, intervendrá en la elaboración y redacción de las invitaciones, brindará el cuidado adecuado en la recepción, ubicación y atención de los invitados, autoridades, medios y conferenciantes para que desarrollen su labor de manera eficiente.

El lugar

Una vez que se haya realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para los conferencistas, teléfonos, fax, etc.

Además de los objetos ya mencionados, la sala de prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una determinada manera:

- El foco de atención, en otras palabras, el sitio que ocupará el funcionario entrevistado, debe estar elevado, de esta forma, podrá ser visualizado por los presentes y será más fácilmente de captado por los medios presentes.
- El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura. También pueden emplearse 2 tipos de podio: uno individual y otro colectivo.
- No olvides contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con videotapes o presentaciones multimedia.

Ornamentación

En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo, con el objeto de evitar a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el calzado.

Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los cronistas y los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.

Invitaciones

El responsable de Protocolo supervisará la redacción y se encarga que las invitaciones lleguen a destino de acuerdo a la información que les proporcionó Prensa.

Lunch

Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch, ya que no sólo incrementas las posibilidades de asistencia sino también muestras un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas.

Entrega de material

Desde el área de Protocolo, también se puede confeccionar material específico- complementario – Dossier de Prensa para entregar a los medios de prensa que asistan. En una buena carpeta de presentación se puede incluir la información pertinente.

Cabe mencionar que el personal encargado del ceremonial recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el salón donde se realizará el evento y , terminado el acto, los acompañará hasta la puerta.

¿Qué otra actividad crees necesaria destacar dentro del ceremonial de una conferencia de prensa?

FUENTE: RRPPnet

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