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¿Cómo hacer un Checklist?

Al realizar un evento, toma en cuenta los siguientes puntos a manera de checklist para planificarlo exitosamente:

Define bien los objetivos:

· Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón o razones por la que quiere organizar el evento, debes establecerla de manera clara antes de comenzar la planificación; muchos eventos suelen fracasar debido a objetivos mal definidos.
· Plantéate si es realmente necesaria la organización del evento, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.

Creación de un comité de planificación:

· Establece un comité de planificación, el cual debe incluir:

o Patrocinador o su representante
o Representantes de todos los implicados en el evento (entidades oficiales, instituciones, público beneficiario, etc.)

· Conforma a los miembros del comité de acuerdo a la responsabilidad que tengan de trabajar en equipo y sean competentes en la toma de decisiones. Recuerda que en un comité planificador no siempre es mejor contar con más personas, sino con las necesarias para la ejecución de actividades.
· Nombra a un coordinador que se encargue de resumir las ideas y esté autorizado para tomar decisiones; además puede ser la única persona competente en ordenar los gastos a fin de controlarlos.

Identifica a tu público beneficiario:

· Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y sus necesidades reales. Puedes realizar encuestas con el fin de identificar acertadamente ambos elementos.
· Investiga lo que hacen tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales.
· Si resulta importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia si es conveniente organizar un evento multidisciplinario, como por ejemplo incluir video-conferencias o su difusión en Internet.

Fija un presupuesto:

· De ser posible, basa tu presupuesto en las estadísticas anteriormente obtenidas.
· Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial ya que los recursos financieros disponibles influyen directamente en las demás decisiones que habrás que tomar.
· Determina quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada parte de los gastos
· Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos posibles.
· Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además de la responsabilidad civil imprescindible para la realización de eventos.

Formato y duración del evento:

· Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.
· Sé realista al establecer la duración del evento.

Prevé la asistencia:

· Calcula la asistencia prevista y no te dejes llevar por el optimismo.
· Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta, así podrás ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga.
· Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intérprete.
· Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.
· Ten en cuenta si tu evento exigirá medidas de seguridad.
· Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

Establece una programación:

· Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación.
· Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, boletos de avión, comidas y salas de reunión o lugares de celebración.
· Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se celebren al mismo tiempo y las condiciones meteorológicas previstas; todos estos factores pueden influir negativamente en la asistencia.
· Contrata a los conferencistas con mucha antelación.

Lugar del evento:

· Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración, el cual deberá adaptarse bien al formato.
· Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes.
· Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
· Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.
· Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada.
· Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente recomendados.
· Ten siempre un plan para situaciones improvistas.
· Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspección al lugar de celebración.

Ahora que sabes qué elementos tomar en cuenta para hacer un infalible checklist, prepárate para hacer un evento 100% exitoso.

Fuente: Turinegocios

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