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¿Cómo realizar una conferencia de prensa?

Organizar una Conferencia de Prensa consistirá, a grandes rasgos, en velar por la imagen, asesorar la decoración de la sala en la que se efectuará la conferencia para lograr un óptimo aspecto de la misma, intervenir en la redacción de las invitaciones, gestionar la recepción de los invitados a la conferencia, la ubicación de las personas, procurar que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para el desarrollo eficiente de su labor.

El lugar
Una vez realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Si la Institución o empresa en la que se realizará la conferencia no posee un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se deberá alquilar el salón de un hotel de de acuerdo a la importancia del evento.

Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para los conferencistas, teléfonos, fax, etc.

Además de lo anterior, la sala de prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una determinada manera:

- El foco de atención: es el sitio que ocupará el(los) personaje(s) a entrevistar, debe disponerse a manera en que pueda ser visualizado por los presentes y los planos de fotografía más fácil de captar, por lo que es importante que esté(n) a una elevación suficiente. Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba iluminación natural.

- El estrado o tarima: debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura, así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa y permite que todos pueden observar sin importar la altura corporal de las personas sentadas en primera fila. Por cuestiones estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.

- Se pueden emplear dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo, el podio sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así también de ayuda–memoria en el que se ubican papeles de consulta; por otro lado el podio colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso de empresas privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo institucional.

- Contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con videotapes o presentaciones multimedia.

Ornamentación
En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo, con el objeto de evitar  a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados, quienes pueden dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el calzado.

Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los cronistas, uno de ellos debe colocarse de la derecha al centro del estrado y el otro al centro desde la izquierda. Por la misma razón, es aconsejable que los auxiliares del área de protocolo cuenten con dos micrófonos inalámbricos  para que los reporteros utilicen: uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda, así se evitan las clásicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los asistentes.

Los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte. Algunas consideraciones:

- Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes dimensiones ni flores artificiales; dan un aspecto de funeral.

- Plantas ornamentales: deben ser sencillas y armónicas. Se desaconsejan cataratas las vegetales ya que su uso indiscriminado confiere una imagen de selva tropical al salón elegido.

Invitaciones
El responsable debe supervisar la redacción y envío de las invitaciones, con el fin de que lleguen a su destino de acuerdo a la información que les proporcionó Prensa.

Lunch.
Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja, si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos las posibilidades de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas.

El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación y deberá mencionarse en las invitaciones.

Una alternativa opcional, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía sin demorarlos innecesariamente.

Entrega de material
Se puede confeccionar material específico-complementario (Dossier de Prensa) para entregar a los medios de prensa que asistan. En una buena carpeta de presentación se puede incluir la información pertinente  este tipo de material es de suma utilidad para los periodistas ya que les sirve de background en sus notas, para contextualizar al lector o interpretar la información.

Por último, cabe destacar que se deberá disponer de personal que recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el salón donde se realizará el evento y, terminado el mismo, los acompañará hasta la puerta.

FUENTE: Protocolo.org

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